Que sont exactement les frais professionnels ?

L’article 4 de la loi sur l’impôt sur le revenu définit clairement ce que l’on entend par « frais professionnels » : il s’agit de toutes les dépenses qui sont nécessaires pour rendre et maintenir votre entreprise opérationnelle. En d’autres termes, tous les achats et dépenses qui sont causés par vos activités entrepreneuriales et sans lesquels vous ne seriez pas en mesure de gérer votre entreprise. Vous pouvez inscrire ces dépenses nécessaires dans votre déclaration fiscale ; elles réduisent votre bénéfice et donc aussi votre charge fiscale. Toutefois, la législation fiscale n’accepte pas toutes les dépenses professionnelles de la même manière, immédiatement ou même dans leur intégralité.

Quels types de dépenses professionnelles sont distingués ?

Le législateur a classé toutes les dépenses professionnelles imaginables en quatre catégories différentes, qui sont contraignantes et décident du statut respectif de réduction d’impôt. Il s’agit des éléments suivants :

Dépenses de fonctionnement prévues

La règle la plus importante pour tous les indépendants solos : collectez soigneusement tous les reçus – et commencez à le faire avant même de lancer votre entreprise. Tous les frais encourus pendant la phase de préparation, c’est-à-dire avant que vous ne soyez officiellement enregistré, peuvent être réclamés ultérieurement en tant que dépenses professionnelles anticipées. Il s’agit, par exemple, des frais de voyage et de financement, des dépenses pour les séminaires et autres.

Dépenses professionnelles immédiatement déductibles

Ce tiroir contient toutes les factures que vous devez payer pour faire fonctionner votre entreprise. Classiquement, il s’agit de :

• Frais de chambre (loyer, électricité, eau et chauffage, nettoyage et entretien),
• Téléphone, fax, connexion Internet,
• Fournitures de bureau (papier, timbres, stylos) et matériel de bureau (imprimante, photocopieuse, scanner),
• Frais d’assurance et de voiture, frais de déplacement en transports publics,
• Les coûts de formation,
• Frais bancaires.

L’acquisition d’un actif, tel qu’une voiture de société, est une dépense professionnelle immédiatement déductible, mais les coûts sont répartis sur la durée de vie utile prévue. Ici, c’est l’amortissement pour usure (Afa) qui s’applique.

Dépenses professionnelles déductibles limitées

Tous les frais que vous supportez en principe, mais pas exclusivement, dans le cadre de votre activité ne sont pas reconnus par le législateur comme permettant de réduire l’impôt. C’est particulièrement vrai s’il n’y a pas de ligne de démarcation claire entre la vie privée et les affaires. Par exemple, dans le cas d’une étude dans son propre logement, les petits détails font souvent la différence. Il en va de même, par exemple, pour les frais de repas lors d’un voyage (frais supplémentaires) ou pour les frais de café et de biscuits que vous offrez à votre partenaire commercial.

Dépenses professionnelles non déductibles

Tout ce qui figure sous cette rubrique ne réduit pas votre paiement d’impôt. Le catalogue est long, voici les points les plus importants :

• Cadeaux supérieurs à 35 euros (si 35,01 euros figurent sur la facture, le montant total est annulé !)
• Frais de déplacement entre le domicile et l’entreprise,
• 70 % des frais de divertissement « pour des raisons professionnelles » sont acceptés, les 30 % restants ne le sont pas,
• Pénalités et avertissements, frais de rappel ou intérêts sur l’évasion.

Comment puis-je déduire mes frais professionnels de mes impôts ?

Il vous suffit d’inscrire vos frais professionnels dans votre déclaration de revenus. Ils réduisent votre bénéfice et donc votre obligation fiscale. Mais attention : pour que le fisc reconnaisse vos coûts, vous devez les documenter méticuleusement. Vous devez donc toujours et systématiquement conserver tous les justificatifs et les trier régulièrement. Si vous perdez une facture ou un reçu, les agents du fisc peuvent estimer l’article ou l’annuler purement et simplement, ce qui est généralement mauvais pour vous.

Si vous déclarez délibérément ou même accidentellement des dépenses privées comme des dépenses professionnelles, vous risquez non seulement une « lourde » pénalité en cas de contrôle fiscal, mais vous pouvez également être sûr que les fonctionnaires du fisc porteront désormais un regard particulièrement critique sur votre déclaration d’impôt.

Qui peut réclamer des frais professionnels sous forme de somme forfaitaire ?

Certains indépendants ont le droit, en vertu de la loi, de faire créditer leurs frais professionnels à un taux forfaitaire. Il s’agit notamment de :

• Assistants maternels (forfait de 300 euros par mois),
• Sages-femmes indépendantes (25 %, maximum 1 535 euros par an),
• Journalistes et écrivains free-lance (30 %, maximum 2 455 euros par an).

Les membres de ces professions peuvent, bien entendu, toujours choisir la déduction détaillée pour leurs frais professionnels si celle-ci s’avère plus favorable pour eux.

Conclusion : Comment réduire votre charge fiscale ?

Tous les frais et dépenses que vous engagez directement ou indirectement dans le cadre de votre activité sont inclus dans vos frais professionnels. Vous devez conserver soigneusement tous les reçus et factures et les trier régulièrement afin de pouvoir inscrire ces dépenses correctement dans votre déclaration fiscale. Ils y réduiront votre bénéfice et donc votre obligation fiscale. Avec un logiciel de comptabilité intelligent, tout cela est un peu plus facile. Vous pouvez réclamer même les plus petits montants, car les petites choses proverbiales permettent aussi de réduire les impôts. N’oubliez pas de toujours bien séparer les dépenses privées des dépenses professionnelles – le fisc réagit de manière très sensible à de telles « inexactitudes ».